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Tâches de la Gestion du Personnel

La Gestion du Personnel comprend les tâches principales suivantes:

• Gestion de la base de données du personnel
• Transfert des tableaux de services planifiés à partir de l'habillage
• Edition des services chauffeurs (saisie des services spéciaux, modification des services chauffeurs existants)
• Planification du personnel à court, moyen et long terme
• Calcul des temps de travail, des absences et des indemnités
• Transfert des données services chauffeurs au poste central de commandes (SAE)
• Transfert des données au système de décompte des salaires
• Gestion de la base de données des véhicules
• Affectation du parc matériel roulant

Paramètres de performance

Pour remplir ces tâches, la Gestion du Personnel dispose des paramètres suivants:

• Libre définition des comptes pour le temps de travail, les vacances, les congés maladie et autres temps d'absence 
• Libre définition des types d'activités et des catégorie d'attribution
• Libre définition du régime de travail par employé
• Edition tabulaire et graphique au jour précis des services chauffeurs
• Traitement avec une représentation matrice et une représentation journalière
• Planification sur la base du planning des roulements, avec ou sans roulements
• Création flexible des feuilles de pointage et des tableaux de services journaliers en format Excel
• Mise à jour permanente des services chauffeurs non affectés et des chauffeurs disponibles
• Fonctions pour affecter les services chauffeurs au personnel
• Vérification des temps d'interruption de circulation entre deux services chauffeurs et des temps de repos en semaine
• Affectation des véhicules

 

Ajustement individuel de la Gestion du Personnel 

La Gestion du Personnel est développée de façon à ce que les ajustements individuels puissent être réalisés selon les exigences de l'opérateur de transport à quelques détails près via l'interface utilisateur du logiciel.

Le design du logiciel garantie le fait que l'affectation des services chauffeurs soit possible sans programmation et que les extensions au logiciel et/ou les modifications du système puissent être réalisée par l'opérateur lui-même pendant fonctionnement.

 

Organisation par modules

Les modules suivants existent actuellement pour la Gestion du Personnel.

• Planning des Roulements
• Préférences Chauffeurs
• Information Chauffeur
• Gestion des Véhicules
• Planification des vacances

Planning des Roulements

Les procédés de création des roulements peuvent être aménagés très différemment selon la vocation de l'entreprise (régional/urbain).

Roulement schématique 

• Création schématique des roulements sur la base des groupes de roulements
• Suite définie de service comme modèle de base pour les roulement (par ex. service du matin, d'après-midi, du soir, jour de repos)
• Le plus souvent, roulement journalier du chauffeur (d'autres rotations sont possibles, par ex. rotation de semaine)
• Planification basée sur la moyenne du temps de travail des groupes de roulements

 

Roulement de semaine

• La planification des roulements est réalisée sur la bse des roulements de semaine.
• Les chauffeurs s'alternent de semaine en semaine.
• Le planification a lieu sur la base du temps de travail moyen par semaine, il est possible de planifier chaque jour en semaine séparément.

 

Préférences Chauffeurs

Préférences Chauffeurs est appliqué, pour tenir compte plus fortement des préférences du chauffeurs lors de l'affectation des services chauffeurs.

Détermination des préférences des chauffeurs

Puisque les préférences du chauffeur ont priorité dans le module  Préférences Chauffeurs, il faut dans un premier temps saisir les préférences.

Il existe:

• Préférences liées au jour
  Le chauffeur indique sur le calendrier les jours et les services qu'il souhaite réaliser et le degré d'importance de cette entrée (à quel point le maintien de son choix est important pour lui).
• Préférences communiquées (profil du chauffeur)
  Définition des préférences selon le type d'équipe (par ex. service du matin, service à coupure, service du soir?)
  Dans la suite des services chauffeurs, il est possible de choisir entre une suite construite en blocs, des roulements croissants et des roulements à reculons.
  Lorsque des collègues/partenaires s'accordent pour l'attribution des services, il est possible de définir par partenaire si le même temps libre, accord pour une faveur en retour ou accord sur un service en commun est souhaité. Une faveur en retour peut être nécessaire par ex. pour que des partenaires s'occupent de leurs enfants.

Détermination des conditions de base

• Une importance particulière est portée sur les jours fériés, puisque nombreux sont ceux qui souhaitent être en congé à ces périodes, par exemple à Noe.
• Un libre à long terme est constitué pour garantir une répartition loyale.
• On fait attention que le chauffeur puisse modifier ses préférences. Pour cela, chaque profil possède une période de validité.

Respect des règles définies pour le traitement

L'affectation des chauffeurs est calculée avec ces données selon les règles suivantes:

• il faut planifier tous les services chauffeurs
• il faut réaliser les exigences de la loi et de la tarification 
• il faut réaliser les exigences de l'exploitation
• les préferences de l'employé doivent être reflétées, évaluées par le taux de satisfaction
• le taux moyen de satisfaction doit être le plus élevé possible
• la différence entre les taux de satisfaction de chaque chauffeur doit être le plus petit possible.

Fonction du produit

Le module Préférences Chauffeurs se base tout d'abord sur la possibilité de saisir les souhaits des chauffeurs. Ceci est réalisé avec des interfaces utilisateurs HTML aux terminaux d'information ou via l'Internet.

Puis intervient l'outil d'optimisation. Il peut être utilisé autant de fois que souhaité. Il planifie le futur mais tient compte du passé en ce qui concerne les comptes des services chauffeurs et les souhaits réalisés.

 

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Information Chauffeur

En mettant en service DIVA Gestion du Personnel, des modules son á disposition pour une communication plus approfondie avec le personnel roulant.

• Navigateur comme interface utilisateur pour consulter les tableaux de services sur un terminal ou via Internet
• Navigateur comme interface utilisateur pour saisir les souhaits concernant les services chauffeurs sur un terminal ou via Internet

Gestion des Véhicules

Le module Gestion des Véhicules permet de remplir les tâches suivantes:

• Construire une base de données des véhicules
• Affecter le parc matériel roulant à long terme (roulement de véhicule ou affectation fixe chauffeur/véhicule)
• Aider le gestionnaire des affectations en cas de perturbations du trafic, de changements de véhicule, de services spéciaux etc. avec l'affichage des véhicules disponibles par jour
• Collecter et préparer les données statistiques (kilomètres réels, données sur le carburant)
• Documentation au jour précis du parc matériel roulant (information obligatoire en cas d'accidents etc.)

 

Planification des Vacances

Le module Planification des Vacances aide l'employé à la saisie et à la gestion des souhaits d'absence et de vacances à long terme du personnel roulant. Les souhaits sont vérifiés et l'employé est prévenu des conflits éventuels. Les goulots d'étranglement sont reconnus assez tôt et peuvent être ainsi évités.

Les résultats de la planification des vacances sont transférés vers la Gestion du Personnel et peuvent être ainsi tenus compte lors de l'affectation des services chauffeurs.

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